Branddocs Identity Governance

Gestión digitalizada de poderes y certificados digitales

El certificado electrónico se ha convertido hoy día en una herramienta de trabajo imprescindible, pero a la vez vulnerable. Los representantes de las compañías están dotados de estos documentos digitales para desarrollar su trabajo con todos los beneficios de las transacciones e interacciones digitales, como completar trámites burocráticos vía web o firmar contratos a distancia. Sin embargo, el peligro radica en su flexibilidad y facilidad de uso, lo que los hace muy accesibles para los ciberdelincuentes y las intenciones fraudulentas.

Los escenarios de riesgo en seguridad y compliance son numerosos: desde accesos no permitidos y filtrado de información confidencial, hasta autorizaciones y firmas de acuerdos ilegítimas. Todo ello no solo pone en peligro la actividad de una empresa, sino su propia identidad corporativa y reputación, por lo que es necesario contar con una solución estratégica que permita una óptima gobernanza de la identidad corporativa.

Branddocs Identity Governance es un orquestador digital que habilita una gestión precisa y un estricto control del ciclo de vida sobre los certificados digitales y poderes notariales de la empresa, preservando cualificadamente las evidencias generadas durante los procesos llevados a cabo por los mismos.

Branddocs Identity Governance permite entre otras funciones:

  • Crear, suprimir y automatizar la organización de poderes notariales y certificados digitales vinculados entre sí para representantes empresariales.
  • Monitorizar el ciclo de vida de poderes y certificados digitales asociados.
  • Gestionar el uso de los certificados en relación a los poderes notariales asociados.
  • Conservar cualificadamente las evidencias anti-repudio de la gestión. El servicio de conservación cualificada de Branddocs otorga a los expedientes la máxima garantía jurídica que establece el reglamento eIDAS a nivel probatorio.

Branddocs Identity Governance es una tecnología LegalTech y RegTech que permite a los departamentos jurídicos tomar el control de los certificados electrónicos y la firma digital de las empresas, y relacionarlos con los poderes asociados a cada empleado, para que la compañía disponga de una mejor gestión y seguridad jurídica, en especial en los aspectos de compliance y control regulatorio.

Fe digital 

Los servicios de custodia electrónica de Branddocs conforman una potente herramienta que permite dar fe digital de las evidencias relacionadas con las transacciones electrónicas llevadas a cabo por una persona, una organización o un certificado digital específico.

Branddocs Vault recoge, organiza y preserva dichas evidencias mediante su tecnología 3I, es decir, garantizando la identidad, la integridad y la intencionalidad del interviniente al llevar a cabo una transacción, dando fe digital de lo que está ocurriendo como tercero de confianza. Nuestra tecnología avanzada permite afirmar la autenticidad de un activo digital, bloqueándolo ante posibles réplicas o manipulaciones futuras, lo que garantiza al mismo tiempo su integridad.

Branddocs Vault permite así poder preservar cualificadamente aquellos activos digitales que tengan que cumplir con una regulación o normativa específica, garantizando la seguridad jurídica de los mismos con la acreditación oficial de Branddocs como Tercero o Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado.

FAQS

¿Cómo se gobierna la identidad de una empresa?

En la práctica, la identidad de cualquier compañía está formada por su directiva, sus miembros y sus representantes legales. Los representantes legales tienen el poder de actuar en nombre y representación de la empresa en actos jurídicos. Por ello, es necesario establecer una adecuada gestión de poderes para planificar, dirigir y supervisar en todo momento quiénes actúan como representantes legales, qué facultades tienen y qué actos están emprendiendo.

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar la gestión de poderes?

La digitalización de los apoderamientos genera flujos de trabajo más controlables, eficaces, ágiles y ordenados en los departamentos legales de las compañías:

  • Centraliza y automatiza los procesos de creación, modificación, seguimiento y revocación de los poderes notariales, volviéndolos más eficientes
  • Coordina la asignación de los certificados digitales con los apoderamientos
  • Trazabilidad total del uso de los poderes y certificados digitales, generando mayor seguridad jurídica para la empresa
  • Ayuda a estandarizar y clasificar los tipos de poderes y las nominaciones de sus facultades frente a cualquier notario
  • Agiliza y flexibiliza los trámites con los notarios
  • Mayor control y precisión en la consulta, búsqueda, filtrado y clasificación de los apoderados
  • Genera y custodia evidencias de todos los procesos implicados
  • Ahorro generalizado en tiempo, volumen de trabajo y recursos materiales (papel)

¿Se pueden digitalizar las relaciones con el notario?

Hoy en día no todos los trámites con los notarios pueden ser digitales, como la firma de escrituras. Sin embargo, nuestra solución sí integra a los notarios en los flujos de trabajo para optimizar los trámites con ellos:

  • Registra el perfil de los notarios para agilizar la asignación de escrituras y monitorizar las tramitadas con cada uno
  • Permite al notario tener control remoto sobre la escritura en trámite desde la misma plataforma
  • Automatiza la gestión de la cita presencial con el notario, pudiendo crearla, modificarla y cancelarla rápidamente