Recordatorios y caducidades del sobre

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DocuSign ofrece a los remitentes la posibilidad de parametrizar recordatorios automáticos y poder definir la caducidad del sobre. Los recordatorios son una característica particularmente útil de DocuSign, ya que el sistema se encargará él solo de recordar a los destinatarios para que revisen el sobre, simplificando y agilizando los procesos de negocio.

Los recordatorios y las caducidades del sobre se pueden parametrizar en el menú Preferencias / Administración de Cuenta / Recordatorios y Caducidades, para que a la hora de hacer un envío de un sobre nuevo muestre estos valores por defecto, aunque DocuSign nos da la posibilidad de modificarlos puntualmente para cada sobre:

• Recordatorios habilitados: Si está marcado este check a la hora de enviar el sobre, DocuSign enviará automáticamente correos electrónicos a los destinatarios para que revisen el sobre que tienen pendiente.

• Enviar un recordatorio por correo electrónico en X días: El remitente puede establecer los días que pasarán desde el envío inicial del sobre hasta que el destinatario recibirá el primer aviso en caso que no haya revisado el sobre. Este primer recordatorio sirve de punto de partida para los recordatorios posteriores.

• Después del primer recordatorio, enviar un recordatorio cada X días: El remitente elige la frecuencia de los recordatorios que serán enviados a los destinatarios después del primer recordatorio parametrizado en el punto anterior.

• Caducar sobre en X días: La fecha de caducidad del sobre también se puede configurar. Es importante establecer una fecha de caducidad en los sobres por varios razones: las condiciones generales y/o particulares del contenido del sobre pueden no estar vigentes o sufrir modificaciones a partir de una cierta fecha, por lo que la vigencia del contenido del sobre puede tener una fecha de caducidad a partir de la cual ya no se cumplan esas condiciones generales / particulares; pudiendo contener datos obsoletos a la fecha de la firma; etc. Incluso una fecha de caducidad crea un sentido de urgencia para el destinatario, ya que no va a tener para siempre la posibilidad de firmarlo si sabe que no va a estar disponible para siempre.

• Advertir al destinatario de la caducidad del sobre X días antes de que caduque: DocuSign informará automáticamente al destinatario de que ya sólo dispone de x días para revisar la documentación del sobre antes de que éste caduque.