Cumplimiento Global – Creación y Administración de un Programa Transfronterizo

El cumplimiento es un tema complicado que requiere mantenerse al tanto de los requisitos de diligencia debida que se encuentran en constante cambio. Las demandas se multiplican cuando se trata del cumplimiento global; ya que las diferentes jurisdicciones tienen distintos enfoques para las normas regulatorias, cuestiones diferentes con respecto a los costes, y las evaluaciones de riesgos varían dependiendo de dónde o con quién se hagan los negocios.

Entonces, ¿cómo se puede crear un programa de cumplimiento global que asegure que se cumpla, mitigue el riesgo, controle los gastos y permita que el negocio continúe creciendo? Como dice Leila Szwarc, Jefa Global de Cumplimiento y Servicios Regulatorios Estratégicos en TMF Group, “No existe una solución única para todos”. No obstante, existen principios que ya están aprobados y que cuando se apliquen, asegurarán que la función de cumplimiento global sea capaz de manejar todas las demandas que se le presenten”.

Revisión de Cumplimiento

A medida que los negocios amplían sus operaciones y los reguladores incrementan las demandas regulatorias, el cumplimiento se centra en establecer sistemas específicos para resolver ese problema.

El primer paso es observar la situación general y considerar cuáles son los recursos, los requisitos y los sistemas necesarios para poder avanzar. Aunque una revisión inicial requiere una cantidad considerable de tiempo y muchos recursos, a largo plazo merece la pena, ya que conseguirá acelerar la integración de nuevas jurisdicciones y la adaptación de las nuevas reglamentaciones.

Actualmente, los procesos requieren documentación para determinar los pasos necesarios a seguir. Sin embargo, la unificación de las fuentes de datos, el almacenamiento y la generación de informes requerirá una estrategia cuidadosa para definir un sistema que cumpla con todas las necesidades. Por otro lado, la definición de los objetivos, estándares, marcos legales y necesidades operacionales requerirá aportes interdepartamentales y transfronterizos.

Plan de Cumplimiento

Uno de los resultados que se obtienen a través de la revisión inicial es crear una hoja de ruta para la implementación del cumplimiento global; una guía sobre cómo la organización puede conseguir mejores prácticas de cumplimiento.

Cómo estructurar y dividir las responsabilidades de cumplimiento dentro de una organización requiere determinación, por ello, un conjunto claro de las responsabilidades y los parámetros necesarios para la ejecución de los informes asegurarán que las tareas fluyan a través de la organización de manera efectiva. ¿Cuánta constancia es necesaria o apropiada dentro de la organización? Aunque la unificación es conveniente para tener un control homogéneo, centralizarla en exceso es a menudo contraproducente.

Un factor que requiere liderazgo es la política ética. ¿Cuáles son los principios y valores éticos de las empresas y cómo se difunden en la organización? Aunque puede haber diferencias regionales y locales, si se mantiene una actitud clara y determinante a través de los procesos llevados a cabo y las decisiones tomadas, asegurará que haya una alineación de cumplimiento en toda la empresa.

Hay que tener en cuenta que incluso los mejores planes no son permanentes; ya que necesitan revisiones y ajustes para tratar los cambios, las posibles incidencias que se presenten y cualquier otro escenario imprevisto. El plan inicial solo es un punto de partida, no es un documento final ni inamovible.

Comunicación de Cumplimiento

La implementación efectiva de los procesos de cumplimiento requiere que el personal comprenda e interiorice el plan. Esto comienza al incorporar nuevos empleados; todos ellos deben comprender el valor que otorga el plan de cumplimiento, los pasos específicos que deben seguir, cómo deben comunicar cualquier asunto relacionado con el cumplimiento y cómo deben mantenerse actualizados.

La formación no es solo para nuevos empleados o personal encargado de tratar los temas relacionados con el cumplimiento. Aunque es posible que muchos miembros del personal de la empresa no estén en contacto con la Información de Identificación Personal (del inglés, “Personally Identifiable Information”, PII) ni se ocupen de las incidencias relacionadas con el cumplimiento, siguen formando parte de posibles puntos de incumplimiento de la normativa, como el phishing (suplantación de identidad) o el pirateo informático.

Más allá de la preparación de los empleados, hay muchas otras políticas de comunicación e implementaciones a considerar. ¿Qué canales se usarán? ¿Quién recibirá qué información? ¿Qué informes se crearán y cómo se distribuirán? ¿Con qué frecuencia se llevarán a cabo las reuniones y quién asistirá? Nuevamente, no hay una respuesta para cada una de esas preguntas, no obstante, cualquier procedimiento necesita determinación, precisión y supervisión constante para que sea efectivo.

Tecnología de Cumplimiento

Tratar de estar al tanto de todas las regulaciones sin hacer uso de las Innovaciones en Tecnología de Regulación (del inglés, “Innovations in Regulation Technology” – RegTech)es casi imposible; después de todo, en los últimos diez años se ha producido un aumento del 500 % en los cambios normativos de los mercados desarrollados y los bancos están empleando 270 mil millones de dólares por año en cumplimiento y obligaciones regulatorias. Especialmente cuando se trata de cumplimiento global, si no se dispone de la tecnología adecuada, el coste de la documentación y de las operaciones necesarias es insostenible.

RegTech ofrece otras ventajas. La velocidad del flujo de la información se incrementa de manera significativa, lo que lleva a una mejor experiencia de incorporación de los clientes. El número de errores administrativos disminuye, ya que el registro solo se introduce una vez. La automatización de funciones permite al personal centrarse más en el cumplimiento, en lugar de en la gestión de datos. Proporcionar mejores herramientas para el control, la supervisión y la ejecución de informes mejorará el rendimiento, y añadirá y garantizará una distribución de una información más efectiva.

Una consideración importante es contar con herramientas o proveedores que puedan adaptarse fácilmente a diversos mercados globales. Si una solución RegTech una empresa tiene una cobertura de mercado limitada, ya que requerirá la adopción de múltiples herramientas o proveedores para lograr el cumplimiento, agregando complejidad y gastos al proceso. Por otra parte, al usar una tecnología que se adapte fácilmente a diferentes mercados, le permitirá que la implementación de la solución cumpla con todas las necesidades globales de cumplimiento.

Aunque el cumplimiento global es un tema algo complicado; implementar soluciones tecnológicas efectivas lo hace más sencillo y reduce la dificultad de cumplimiento. Las herramientas actuales permiten a las empresas mejorar el rendimiento y la efectividad para priorizar la implementación del cumplimiento global.

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