¿Su programa de cumplimiento está a la deriva?

Un programa de cumplimiento es un proceso en constante evolución. La parte vital de un programa de cumplimiento es su capacidad de actualizarse, incorporar nueva información y datos, y adaptarse para enfrentar nuevos desafíos.

El ciclo de producción y cumplimiento requiere disciplina: una empresa debe actualizar su balance de riesgos, diseñar e implementar nuevas políticas y procedimientos para abordar el riesgo, adoptar nuevos controles de cumplimiento, revisar el programa, supervisar el desempeño de este y recopilar los datos necesarios, e identificar áreas de mejora. Este es un resumen muy general de los pasos necesarios y cada uno de ellos tiene que funcionar sin problemas y sin errores.

Al ser un proceso en constante evolución, un programa de cumplimiento puede sufrir una ralentización, un movimiento de oposición o algún fracaso. Un director ejecutivo (en inglés CEO – Chief Executive Officer), por ejemplo, puede ralentizar un programa de cumplimiento mediante una serie de pequeñas acciones: decisiones menores que de manera individual no significan un problema serio, pero que dejan el programa de cumplimiento a la deriva.

Un programa de cumplimiento que se detiene puede quedar rápidamente a la deriva al no contar con el soporte, los medios u otros recursos importantes necesarios para operar de manera efectiva, ya que el programa debe evolucionar con los cambios realizados en la empresa. Hay infinitas formas y pocos obstáculos para que los directivos de una empresa puedan entorpecer un programa de cumplimiento.

Los signos que revelan que un programa de cumplimiento está a la deriva incluyen:

• Rechazo de solicitudes de recursos o empleados para la automatización básica o por un cambio significativo en el negocio;
• Cambio en la relación de reportes del jefe de comunicaciones (en inglés CCO – Chief Communications Officer) con el comité o junta directiva;
• Modificación en la forma de contacto de la gerencia superior con el director de cumplimiento, tanto estructuralmente como de manera informativa en el día a día;
• No abordar riesgos y responsabilidades, como las nuevas reglamentaciones sobre sanciones, la Ley General de Protección de Datos o las reglamentaciones sobre beneficiarios reales;
• Confianza excesiva en la propiedad empresarial de las responsabilidades del programa de cumplimiento;
• Cambios inexplicables en las prioridades de cumplimiento sin una consulta adecuada con el director de cumplimiento.

Un programa de cumplimiento es un mecanismo preciso y se tarda muy poco tiempo en frenarlo y dañar el propósito general y la efectividad de este. Es difícil para un CCO responder ante cualquier fallo por sí solo, y la dirección puede negarse a hacerlo y evadir la responsabilidad del programa de cumplimiento.

En estas circunstancias, la compañía y la dirección sufrirán las consecuencias de las acciones o fallos de actuación. Un programa de cumplimiento deficiente generalmente estará desprotegido y, si eso ocurre, la compañía y los altos cargos serán sometidos a una intensa revisión y cuestionamiento de sus acciones o de su inactividad. Si el CCO no documenta los eventos, las solicitudes de recursos, los cambios inexplicables en el programa de cumplimiento y los fallos de actuación frente a comunicaciones y advertencias claras, la dirección tendrá que rendir cuentas, ya sea al gobierno o a las principales partes interesadas.

Contacta con nosotros