Funciones y gestión del almacenamiento del correo electrónico

Desde su creación en 1971, el correo electrónico ha recorrido un largo camino, erradicando casi por completo el correo postal. Ya no es sólo una forma rápida de pedir información o mantenerse en contacto con familiares y amigos de todo el mundo, sino que se ha convertido en el medio de contacto de las pequeñas y grandes empresas, hasta el punto de que industrias enteras se han construido en torno a la gestión del almacenamiento del correo electrónico.

Entonces, ¿qué es lo que hace que el correo electrónico sea tan importante? ¿Qué tiene que hace necesaria la gestión del almacenamiento? En primer lugar, su gran volumen. Cuando se inventó el email, nadie podía predecir que sería tan grande ni que tendría tantas aplicaciones. Según un estudio del Grupo Radicati de 2018, más de la mitad de nuestro planeta utiliza el correo electrónico (3.800 millones de usuarios) y el número total de correos electrónicos que se intercambian diariamente entre empresas y consumidores supera ya los 281.000 millones. A pesar del auge de las redes sociales y de las plataformas de mensajería instantánea, el 86% de los profesionales siguen eligiendo el correo electrónico como su forma de comunicación favorita.

Estas son algunas de las principales funciones del correo electrónico para las empresas y las razones por las que la gestión del almacenamiento del email es clave para el éxito a largo plazo de las operaciones comerciales y del gobierno corporativo.

Discutir decisiones de negocios

Cualquiera que haya llevado a cabo una conversación por email con más de una persona sabe lo rápido que se puede multiplicar el volumen de mensajes de correo electrónico en una sola conversación. Tener toda su correspondencia de correo electrónico corporativo en una sola carpeta significa que cualquier email relevante se puede encontrar fácilmente sin tener que buscar entre pilas de mensajes.

Intercambio de documentos

El correo electrónico es el método más popular para compartir documentos dentro de las empresas. Cuando se crea un documento comercial de importante valor, es habitual compartirlo con el resto de los compañeros para su colaboración. El email permite hacer esto de manera rápida y fácil, pero hay una desventaja: los archivos adjuntos del correo electrónico pueden ser voluminosos, lo que provoca que los servidores de email se atasquen. Alojar grandes volúmenes de documentos puede ser una verdadera carga para los servidores de correo. Para evitar sobrecargar sus sistemas, es obligatorio tener algún tipo de gestión del almacenamiento del correo electrónico.

Los correos electrónicos son documentos oficiales

Hoy en día, muchas decisiones de negocios se confirman por correo electrónico. Esto significa que los correos electrónicos se convierten en algo más que una simple comunicación: se convierten en documentos por derecho propio. Una gestión eficaz del almacenamiento del correo electrónico es vital para garantizar que estos documentos no se eliminen o se compartan accidentalmente y que se guarden de forma segura. Las partes interesadas y los usuarios finales suelen acceder al mismo documento muchas veces, y todos sabemos lo frustrante que puede ser cuando no se puede recordar su nombre o el remitente. Además, los auditores y reguladores internos y externos tienen el derecho de exigir el historial de correo electrónico de su organización en caso de que haya una demanda pendiente o cargos de fraude, malversación de fondos o mala conducta de los empleados. En tales casos, la respuesta debe ser rápida y sin una estrategia adecuada de gestión del almacenamiento del correo electrónico o una solución dedicada de archivado del email, las empresas se ven obligadas a extraer los datos manualmente, lo que conlleva semanas y un gran coste.

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