Evaluación de los Programas de Cumplimiento Corporativo – cinco elementos necesarios para su éxito

El incumplimiento genera costes, riesgos y daños potenciales significativos, por ello, es imprescindible contar con métodos eficientes y permanentes para evaluar un programa de cumplimiento corporativo. Un sistema para registrar los acontecimientos, comprender la situación operativa actual y anticipar las necesidades futuras ayudará a reducir los costes y los riesgos, mejorar el rendimiento y ofrecer un sistema de cumplimiento sólido y adaptable.

En la actualidad, los sistemas de cumplimiento están aprovechando las nuevas tecnologías para obtener beneficios significativos. La industria de RegTech ha crecido a una velocidad impresionante y se estima que para el año 2020 sus beneficios ascenderán a 120.000 millones de dólares.

Para saber cómo puede una organización aprovechar su talento para utilizar mejor las nuevas herramientas deben dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los objetivos de un programa de cumplimiento?
• ¿Qué sistemas existen actualmente y cuál es el mejor escenario para desarrollarlos?
• ¿Cómo se moviliza el personal y a qué obstáculos se enfrentan?
• ¿Cómo se estructuran los flujos de trabajo y qué carencias requieren ajustes?

Evitar el incumplimiento

Es preferible realizar un análisis de la situación de una organización antes de que ocurra un fallo mayor. Cualquier organización se puede enfrentar a un tipo diferente de evaluación: por ejemplo, una investigación por parte de los fiscales. El Departamento de Justicia de Estados Unidos (del inglés, “The U.S. Department of Justice”, DOJ) publicó una Evaluación de los Programas de Cumplimiento Corporativo que explica lo que los fiscales podrían considerar, así como las acciones a seguir para evitar fallos, o al menos reducir el impacto de estos.

A continuación, se enumeran cinco elementos esenciales de cumplimiento corporativo:

Liderazgo

Un programa de cumplimiento efectivo comienza en la base; ¿cuántos recursos se dedican y cuánta importancia se le atribuye al cumplimiento? ¿Se recibe el apoyo adecuado y se cuenta con el presupuesto, el personal y la influencia necesarios para desempeñar adecuadamente las funciones? ¿Se le da al equipo de cumplimiento una autonomía efectiva y hay esfuerzos de colaboración entre los líderes de alto nivel y otras partes interesadas para promover el cumplimiento?

Evaluación de Riesgos

¿Qué métodos utiliza la organización para identificar, analizar y comprender el riesgo? ¿Con qué niveles y tipos de riesgo trabajan? ¿Qué información y métodos recopilan para detectar el riesgo y cómo se comunica esta información al programa?

Estándares y Controles

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de cumplimiento? Las políticas claras crean estándares para la organización y evidencias para el registro. La implementación de las normas en procedimientos viables garantiza su aplicación práctica. Se requieren medidas apropiadas para establecer responsabilidades, controles y procesos de aprobación.

Formación y Comunicación

¿Tiene el personal el conocimiento apropiado para desempeñar la función de cumplimiento? No basta con tener un simple programa de formación; sino uno continuado y eficaz que se adapte a los requisitos de aprendizaje del público al que va dirigido y al nivel de riesgo de la función a desempeñar. Debe tratarse de un programa que actualice los conocimientos y las capacidades del personal.

Monitoreo, Auditoría y Respuesta

Todos los aspectos del cumplimiento se encuentran en constante cambio, desde las propias reglas hasta las operaciones comerciales, por ello, los programas de cumplimiento necesitan métodos para analizarlos y adaptarlos de forma continua. ¿Cómo se recopilan, se informan y se analizan esos cambios? ¿Cuáles son los incentivos para el cumplimiento y qué medidas disciplinarias se aplican?

RegTech para el cumplimiento

La tecnología puede ayudar en la evaluación de riesgos. El establecimiento de flujos de trabajo para analizar los casos y determinar el nivel de exigencia de cada uno requiere procesos ágiles para aquellos casos en los que es aconsejable una mayor diligencia.

La tecnología también puede ayudar a analizar las regulaciones e identificar los factores específicos a considerar. Sin embargo, muchos de los procedimientos son automatizables; como las tareas rutinarias del personal, las cuales son propensas a errores y cuya automatización aumenta la productividad y mejora la inversión de tiempo del personal.

La tecnología tiene un inmenso valor en el campo de la formación y las comunicaciones. Las nuevas técnicas educativas como la video formación, las herramientas de comunicación corporativa, el software interactivo y otros sistemas en línea pueden personalizar la capacitación y maximizar la efectividad de la comunicación.

Con todos los datos que se recopilan en la actualidad, las herramientas de monitoreo y análisis son especialmente adecuadas para la tecnología. Los análisis predictivos y de comportamiento pueden ayudar a detectar patrones, señalar problemas y optimizar el rendimiento de cumplimiento en toda la organización.

Una cultura de evaluación

El cumplimiento se refiere a la evaluación; la evaluación de las regulaciones, la evaluación del riesgo y la evaluación del desempeño del cumplimiento. La continua ampliación de los requisitos de cumplimiento y de las capacidades tecnológicas también requiere un análisis continuo.

Desarrollar una cultura y sistemas que no sólo funcionen, sino que prosperen en un estado de cambio constante es el resultado óptimo. Un programa de cumplimiento corporativo que tenga en cuenta el cambio constante ayudará a la organización a reducir su exposición al riesgo y a reaccionar de manera más efectiva ante cualquier complicación que se presente.

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