¿Por qué la retención legal es una característica imprescindible en el archivado del correo electrónico?

Se estima que el 85% de las organizaciones en los Estados Unidos están actualmente involucradas en algún tipo de procedimiento legal o litigio. Tarde o temprano, una organización puede recibir una solicitud para examinar documentos electrónicos, proceso conocido como eDiscovery, el cual sirve para examinar información como los chats de mensajería instantánea, los correos electrónicos o los mensajes en los medios sociales y utilizarla como evidencia en casos de litigios por fraude, prácticas comerciales ilícitas, problemas de privacidad, discriminación, casos de acoso sexual, etc.

¿Qué sucede en un caso de eDiscovery?

Un tribunal decide cuánto tiempo tendrá una organización para presentar los datos requeridos y, a veces, puede tardar varios días. Localizar manualmente los datos requeridos revisando millones de correos electrónicos en cientos de buzones de correo requiere mucho tiempo.

El no atender adecuadamente las solicitudes de eDiscovery conlleva importantes sanciones legales. Un tribunal puede obligar a la compañía infractora a pagar cargos por retener Información Almacenada Electrónicamente (en inglés: Electronically Stored Information, ESI). Debido a estos riesgos, las organizaciones de todo el mundo están buscando soluciones tecnológicas que les ayuden en el manejo de la información electrónica durante los procedimientos legales.

Las empresas necesitan un dispositivo eficaz que archive todas las comunicaciones digitales, como el correo electrónico, y al que se acceda fácilmente y sea capaz de recuperar los datos archivados. Existen dos funciones de archivado del correo electrónico que son cruciales para una respuesta exitosa de eDiscovery. La primera es una función de búsqueda avanzada que producirá resultados precisos muy rápidamente y la segunda es una retención legal.

¿Qué es exactamente la retención legal?

En el archivado del correo electrónico y en los procesos eDiscovery, una retención legal (o retención por litigio) es un proceso que las organizaciones utilizan para preservar la información electrónica relevante. En otros términos, una vez que una empresa se entera de una investigación, auditoría o litigio en curso, debe suspender el procesamiento normal de los registros y debe abstenerse de eliminar cualquier comunicación digital que pueda ser relevante para el caso. Esto significa que ciertos registros electrónicos deben conservarse más allá del período de retención especificado originalmente.

La aplicación de la retención legal a determinados buzones de correo protege los datos de los medios sociales de ser modificados por los usuarios y garantiza que los datos contenidos en los buzones de correo no se eliminarán del archivo.

Desactivar la eliminación de los buzones del correo electrónico de usuarios específicos tiene múltiples ventajas. En primer lugar, ayuda a evitar la eliminación de pruebas y, en segundo lugar, agiliza el proceso del archivado, ya que permite conservar sólo los mensajes relevantes para el caso, mientras que el resto se puede eliminar de acuerdo con la configuración original de borrado. Esto impide adoptar la estrategia de «guardar todo», asegurando que siempre haya espacio de almacenamiento nuevo en el dispositivo de archivo.

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