Archivado de redes sociales y gestión de riesgos en la educación

Al igual que muchas otras organizaciones, las escuelas, universidades y otras instituciones educacionales se basan en comunicaciones de tecnologías digitales para sus operaciones del día a día pero deben cumplir con la legislación referente a la retención de datos electrónicos.

Mucha de la información confidencial e importante de los estudiantes circula a través del sistema de correo electrónico del colegio, junto con las comunicaciones entre profesores y padres, documentos, archivos oficiales, contratos y facturas. En los últimos años, la mayoría de los distritos escolares han empezado a acostumbrarse a emplear tecnología de archivado de correo electrónico, soluciones locales o en la nube que permiten el almacenamiento centralizado, la protección y del descubrimiento de todas las comunicaciones de correos electrónicos que circulan a través de sus colegios.

Antes del archivado de correo electrónico, esta información normalmente se solía perder o bloquear en buzones de correo individual, lo cual resultaba frustrantemente inaccesible cuando más se necesitaba. El archivado de correo electrónico garantiza que toda esta información se almacene, guarde y proteja de forma centralizada y continua. Además, las soluciones de archivado de correo electrónico tienen herramientas de búsqueda y descubrimiento integradas para asegurar que las organizaciones tengan acceso a la información especifica que necesitan, cuando la necesiten.

Sin una solución especifica, los colegios podrían tener grandes problemas si se les requieren registros históricos de expedientes de correos electrónicos. En otras ocasiones, la presencia de registros históricos de correos electrónicos puede ayudar al colegio a construir una defensa contra trabajadores antiguos en un futuro litigio. En este supuesto, el archivado de correo electrónico es una herramienta invaluable para una investigación interna, la supervisión de acoso laboral, o el arbitraje de casos de trabajadores antes de acudir a los tribunales.

Datos electrónicos más allá del correo electrónico: redes sociales y mensajería instantánea

Capturar y archivar datos comerciales es fundamental, sin importar la industria. Sin embargo, el correo electrónico ya no es el único canal electrónico usado para intercambiar información. Sistemas colaborativos como las redes sociales y las plataformas de mensajería instantánea ofrecen una inmediatez que es difícil de igualar para el correo electrónico. La comunicación, casi instantánea, facilita la resolución de problemas y la rápida aclaración de instrucciones, por lo que no es de extrañar que estas herramientas sean tan populares.

El sector educativo es muy dinámico – colegios, universidades y facultades fueron las primeras organizaciones que acogieron con entusiasmo las nuevas tecnologías, como las redes sociales. Según las entrevistas llevadas a cabo por Educational World a los directores de escuelas, la mayoría de los colegios usan medios sociales y herramientas de mensajes instantáneos para:

• Mejorar la productividad y el desarrollo profesional.
• Conectar con alumnos, profesores, padres y partes interesadas.
• Propagar detalles sobre las noticias del colegio, los logros de los estudiantes o los próximos eventos.
• Usar chats grupales para colaborar en proyectos.

Desde Enero del 2017, el uso global de las redes sociales ha aumentado en un 13%. Una investigación del 2018 mostró que el 80% de las universidades utilizaron Facebook para atraer candidatos. Según una encuesta de Pew Research Center Teens, titulada Medios Sociales y Tecnología, el 95% de los adolescentes americanos de entre 13 y 17 años tienen acceso a móviles, el 85% son usuarios de Youtube y un 72% de Instagram. En un país en el que el numero de tiroteos en las escuelas se ha incrementado en un 27% en los últimos 5 años y el suicidio es la tercera causa principal entre las personas de 10 a 14 años, contar con una estrategia integral de monitoreo de redes sociales parece un paso lógico y obligatorio para cada distrito escolar.

El problema de los mensajes instantáneos en el sector de la educación

Herramientas como Skype o Facebook están remplazando el correo electrónico para proyectos colaborativos y discusiones diarias entre profesores y estudiantes. Aunque las plataformas de mensajería instantánea son herramientas populares en el sector de la educación, no tienen ninguna capacidad interna de respaldo o archivado desde el punto de vista del cumplimiento. Durante las auditorias o demandas se pueden solicitar a los distritos escolares que proporcionen registros de las discusiones que tuvieron su personal y estudiantes en las plataformas de mensajería instantánea, pero la realidad es que muy pocos tienen dichos registros.

Las políticas efectivas y comprensivas para la documentación, junto con las herramientas adecuadas, pueden proteger a las organizaciones y brindar oportunidades para el desarrollo y el crecimiento. Es posible capturar datos de redes sociales y mensajería instantánea para transformarlos en una base de datos investigables. Los distritos escolares que pueden recopilar y almacenar de manera segura los datos del correo electrónico, las redes sociales, y las herramientas de colaboración se están protegiendo a sí mismos en caso de que surjan nuevas regulaciones o leyes, al mismo tiempo que garantizan que los datos importantes no se pierdan debido a eliminaciones masivas o falta de políticas.

Gestión de riesgos en las redes sociales dentro del sector educativo

La gestión del riesgo es una de las necesidades actuales mas importantes para las organizaciones, y las escuelas no son una excepción. Muchas empresas tienen equipos o departamentos enteros dedicados a administrar diversas formas para lograr el cumplimiento de los requisitos normativos y los asuntos legales. Este enfoque de la gestión de riesgos, visto en muchas empresas y comercios diferentes, no se ha adoptado de manera generalizada en lo que respecta a las redes sociales. Muchas organizaciones aún tienen serias preocupaciones sobre el uso de las redes sociales como una herramienta de negocio.

Un informe sobre el riesgo en las redes sociales desarrollado por el bufete de abogados “Dixon Hughes Goodman, LLP”, definió los principales problemas para las organizaciones que dudan en la adopción de las redes sociales. Las cuatro razones principales de duda o desaprobación del uso oficial de las redes sociales son:

• Riesgo de reputación y el potencial de manchar el nombre de la compañía. La gestión de la reputación es una de las preocupaciones más importantes para las empresas.
• Preocupaciones reglamentarias y legales, tales como la posibilidad de divulgar información antes de que las normativas o las leyes lo permitan.
• La pérdida de propiedad intelectual, como intercambio involuntario de comunicaciones internas o secretos comerciales.
• El temor a un sistema nuevo, desconocido y potencialmente complicado, especialmente uno que implique un control total de las conversaciones iniciadas y de las opiniones compartidas.

Todos estos son problemas legítimos, si no se controlan, pueden tener consecuencias negativas. Sin embargo, existen enfoques, sistemas y soluciones – como el archivado de redes sociales – que minimizan estos riesgos y permiten que las empresas utilicen las redes sociales de forma efectiva y segura.

Gestión eficaz de riesgos a través de las redes sociales y el archivado de mensajería instantánea

Con adecuados sistemas de supervisión y cumplimiento social implementados, la dirección de los colegios y otras partes interesadas no tienen que lidiar constantemente con las preocupaciones de compartir inadvertidamente la propiedad intelectual o datos confidenciales de estudiantes, divulgar información interna en momentos inoportunos o romper leyes o normativas importantes.

Las plataformas de monitoreo y archivado de medios sociales que permiten la búsqueda automática de palabras claves contribuyen, en gran medida, a eliminar estos riesgos. Con tales sistemas, los problemas más importantes que los colegios pueden tener con las redes sociales se eliminan prácticamente por completo. Al adoptar una postura activa en términos de uso de redes sociales, los colegios pueden combatir comportamientos perjudiciales, establecer evidencias más sólidas y mitigar problemas legales o normativos. Dado que las redes sociales son una actividad común entre estudiantes, profesores y padres, es importante capturar y archivar todo lo que se dice en esos canales.

Se han diseñado varias soluciones de archivado y monitoreo para ayudar a las escuelas a capturar la información compartida en las redes sociales y las plataformas de mensajería instantánea, mejorar el cumplimiento y facilitar la libertad de información.  Debido a cuestiones de privacidad, la mayoría de las soluciones solo pueden capturar publicaciones disponibles públicamente y emplear tecnología geo-perimetral para retener únicamente los datos que se han intercambiado en las instalaciones de los colegios.

Sin embargo, las nuevas soluciones basadas en Software como Servicio (del inglés: Software as a Service, SaaS)vienen integradas con el software de archivado de correo electrónico del proveedor y permiten el acceso y control de una sola plataforma. Estas soluciones capturan generalmente contenido de redes sociales y tienen la capacidad de capturar mensajes intercambiados en plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp.

Las redes sociales y el archivado de mensajes instantáneos proporcionan información valiosa para educadores y administradores. La información proporcionada por tales soluciones permite a la dirección de los colegios tomar medidas contra del acoso más rápidamente de lo que sería posible incluso si el abuso no es visible en los pasillos de una escuela.

La prevención del acoso escolar no es la única razón por la que los colegios deberían adoptar medios sociales y herramientas de archivado de mensajería instantánea. El cumplimiento de las leyes locales, estatales y federales relacionadas con la notificación de incidentes con los estudiantes es uno de los problemas más importantes para la directiva de los colegios, administradores y también de los educadores. El incumplimiento de esas reglas y normativas, especialmente cuando se refiere a la confrontación de documentación, puede conllevar problemas con los reguladores, así como a las familias que tienen niños perjudicados por tales acciones. El monitoreo convierte los datos de las redes sociales y los chats de mensajería instantánea en información procesable y en registros conformes necesarios para diversos desafíos legales y normativos.

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