5 pasos para eliminar el riesgo de mensajes de texto

A continuación describimos los pasos necesarios para crear un programa sólido de administración de riesgos móviles que le permita a su organización aprovechar los mensajes de texto para las empresas.

Los mensajes de texto ahora están entrelazados en nuestro trabajo y en nuestra vida personal. Los cambios sociales, combinados con los avances tecnológicos, han consolidado que el uso de mensajes de texto y multimedia sea un requisito ineludible en los entornos de trabajo de hoy. Hoy, los textos se transmiten a una velocidad de 200,000 mensajes por segundo. Para poner esto en perspectiva, Twitter promedia él solo 6.000 tweets por segundo.

Junto a las redes sociales y otros tipos de comunicaciones digitales, el uso de tecnología SMS y MMS en las empresas ejerce una gran presión sobre las organizaciones para que adapten sus políticas y procedimientos de gobernanza a los requisitos regulatorios, legales y de gestión de riesgos en entornos móviles. Cada organización debe proteger su marca, lo que significa que todas las comunicaciones comerciales entrantes y salientes deben ser monitoreadas y fáciles de encontrar y producir cuando sea necesario. Además, las organizaciones de servicios financieros, legales, préstamos / hipotecas, energía y salud tienen obligaciones de archivo de comunicaciones electrónicas impuestas por organismos reguladores, mientras que las organizaciones gubernamentales tienen varias leyes de Registros abiertos que requieren que los registros de comunicaciones estén disponibles para el público.

¿Cómo se debe manejar los desafíos del cumplimiento de mensajes de texto?

Históricamente, las organizaciones con aversión al riesgo en industrias altamente reguladas o litigantes intentaron prohibir las comunicaciones de texto como un canal de comunicación comercial para evitar los desafíos de cumplimiento. Sin embargo, las políticas prohibitivas y reaccionarias contra el uso de mensajes de texto no reducen adecuadamente el riesgo hoy en día dentro de una organización. La movilidad ahora es esencial para el éxito, por lo que las empresas deben descubrir cómo habilitar su fuerza de trabajo al tiempo que aseguran datos importantes. Trace los requerimientos de negocios móviles de su organización Antes de configurar una solución integral de archivo para la retención y supervisión de mensajes de texto, se deberá definir / refinar la estrategia móvil general de su organización. Aquí hay 5 pasos para desarrollar su estrategia móvil:

1. Conozca su (s) escenario (s) de propiedad del dispositivo. ¿Quién será el propietario y operará los dispositivos utilizados para las comunicaciones de texto? Para comenzar, indique cómo su organización proporcionará dispositivos móviles que se utilizan para mensajes de texto de negocios. Esto es importante, ya que el modelo de propiedad y facturación de su dispositivo tendrá un impacto significativo en la forma en que su organización implementa su archivo móvil y de mensajería de texto y su plan de cumplimiento.

Las principales categorías de propiedad del dispositivo son Bring Your Own Device (BYOD), Choose Your Own Device (CYOD), Corporate-Owned Personally Enabled (COPE), o una combinación de estos escenarios. Cada enfoque de la propiedad del dispositivo tiene ventajas y desventajas, por lo que no existe una solución «perfecta» que se adapte a todas las organizaciones. La elección de la propiedad del dispositivo debe realizarse en función de las necesidades, los objetivos y las capacidades específicas de los grupos de usuarios individuales dentro de su organización.

2. Actualice su política de comunicaciones para tener en cuenta los mensajes de texto de negocios.

Aunque es probable que las políticas de dispositivos móviles ya tengan un lugar en la política de seguridad de la información de su organización y en los procedimientos de supervisión, deberá mejorarlas para incluir instrucciones explícitas sobre el uso adecuado de mensajes de texto para fines comerciales y luego exigir el cumplimiento. Su política debe abordar las siguientes preguntas y distribuirse a los empleados:

3. ¿Qué tipo de hardware móvil es preferido / obligatorio para uso comercial?

Esto está relacionado con la estrategia de propiedad de tu dispositivo. ¿Su organización requerirá / preferirá iPhones, o los empleados pueden usar múltiples tipos de dispositivos? 

4. ¿Qué tipo de datos y dispositivos serán archivados y supervisados?

Sea específico con los empleados aquí, señalando quién, qué, cuándo y dónde se archivarán y supervisarán las comunicaciones comerciales y los mensajes de texto en teléfonos móviles. Además, tenga en cuenta cómo se archivarán las comunicaciones, para que los empleados sepan si necesitan habilitar una tecnología de archivo específica que cumplir en sus teléfonos.

5. ¿Permitirá que los empleados incluyan en la lista blanca contactos en teléfonos móviles?

Describa si, cómo y cuándo los empleados pueden incluir en la lista blanca a ciertos contactos (generalmente contactos personales como un cónyuge o un médico) para excluir o evitar conversaciones personales o médicas delicadas que sean capturadas, archivadas y supervisadas por su jefe.

La popularidad de los mensajes de texto está creciendo cada año, y muchos empleados y sus clientes ahora esperan usarlo como una herramienta para realizar negocios.

Prohibir el uso de mensajes de texto no solo es insostenible para un lugar de trabajo cada vez más móvil, sino que tampoco protege a su organización del riesgo; simplemente oculta el riesgo donde no puede verlo y administrarlo.

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