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Todo lo que necesitas saber sobre los requisitos de archivo NARA 2019

En 2017, la Administración Nacional de Archivos y Expedientes (en inglés:  The National Archives and Records Administration, “NARA”) y la Oficina de Gestión y Presupuesto (en inglés: the Office of Management and Budget, “OMB”) emitió una normativa en la cual ordenó que todas las agencias del gobierno debían gestionar sus expedientes electrónicos, incluidos los correos electrónicos y los mensajes de texto móviles, antes de finales del 2019.

La mayoría de las agencias todavía se amparan en los sistemas tradicionales y en el proceso manual de gestión de expedientes, haciendo que el riesgo de incumplimiento sea extremadamente alto en cuanto la orden de NARA haya entrado en vigor.

La orden NARA incluye la habilidad de identificar, almacenar, recuperar y retener expedientes electrónicos para que las agencias puedan localizarlos y entregarlos en un tiempo adecuado, sabiendo que son fiables y completos.

Para ayudar a las agencias a gestionar los expedientes electrónicos, NARA lanzó unos requisitos universales de gestión de expedientes electrónicos (en inglés: The universal Electronics Records Management, “ERM”) derivados de las normativas, políticas, y directrices existentes de NARA. Los requisitos son derivados de seis secciones basadas en el ciclo de vida de las gestiones de expedientes electrónicos:

Captura:

Capturar expedientes electrónicos significa ponerlos bajo el control del dpto. de gestión de expedientes con el propósito de poder acceder y disponer de ellos en cualquier momento.

Mantenimiento y Uso:

Es el proceso de gestionar expedientes asegurando que los mismos seguirán pudiéndose utilizar, aunque hayan sido trasladados y/o transformados.

Destrucción:

Cuando los expedientes electrónicos han alcanzado su periodo de retención y no tienen ningún negocio o valor normativo para la organización, pueden ser destruidos de acuerdo con sus retenciones de expedientes programados.

Transferencia:

Los expedientes identificados por tener valor histórico son considerados expedientes permanentes. Este tipo de expedientes son guardados por la agencia por un periodo de tiempo especificado por la programación de retención de expedientes, después son legalmente transferidos a NARA para ser almacenados permanentemente.

Metadatos:

Identificadores que describen el contexto, el contenido, y la estructura de los expedientes. Ejemplos: incluir el autor, tipo de documento, fecha, categoría de expediente, tamaño del documento, etc.

Información:

Generar expedientes para permitir futuros análisis y demostrar controles y cumplimientos efectivos. Este tipo de expedientes deben incluir resultados de búsqueda, registros de auditoria etc.

Hay requisitos adicionales que deben ser seguidos a través del ciclo de vida de ERM:

Las agencias deben gestionar todos los expedientes electrónicos incluida toda la información registrada, independientemente de sus formas o características, políticas, decisiones, procedimientos, operaciones o de si se han enviado o recibido por una agencia federal.

Las agencias deben monitorear y revisar regularmente los derechos de acceso y las reglas de permiso para los expedientes electrónicos.

Las agencias deben tener controles para prevenir accesos sin autorización, alteración o destrucción de expedientes.

Las agencias deben regularmente monitorear y evaluar sus sistemas de control de expedientes.

Las agencias tienen la responsabilidad de gestionar sus expedientes electrónicos, independientemente de si los almacenan en una nube comunitaria o privada, en un entorno contractual o bajo el control físico de la agencia.

El sistema de expedientes debe tener la habilidad de prevenir los accesos sin autorización, modificaciones o supresiones de los expedientes, y deben asegurar que los registros de auditoria son los adecuados para el seguimiento del uso de los expedientes.

Las agencias deben ser responsables de monitorear los cambios de términos del servicio de terceras partes que puedan afectar a la gestión de los expedientes.

Estos requisitos programados relacionados con la implementación de las políticas de ERM pueden servir como guías técnicas durante la creación de herramientas de ERM y como especificaciones que puedan tener en cuenta las agencias.

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