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¿Por qué es necesario archivar las comunicaciones móviles en 2019?

En Mayo de 2018, WhatsApp, una aplicación móvil de mensajería instantánea alcanzó un récord diario de 65 billones de mensajes. Los mensajes tanto en WhatsApp como en Viber, otra aplicación móvil de mensajería instantánea, no fueron diseñados originariamente para los negocios, sin embargo, han demostrado tener el potencial para hacer competencia a muchos servicios de negocios.

La mensajería móvil crece en popularidad

Estas cifras indican que la gente, billones de personas a nivel mundial, utilizan mensajes instantáneos en móviles para comunicarse no sólo con amigos y familia, sino también con organizaciones. El envío de mensajes de texto es tan exitoso porque cumple precisamente con lo que los usuarios esperan de la mensajería instantánea: que sea rápida, simple y eficiente. Es mucho más fácil contactar con las personas a través de mensajes instantáneos, puesto que sólo el 20% de las personas contestan llamadas que no están esperando, mientras que los mensajes de texto se leen en una media de 5 segundos. El envío de mensajes es también 10 minutos más rápido que las llamadas telefónicas y tienen una media de respuesta de hasta un 45%.

La comunicación telefónica también está aumentando entre los empleados. El 88% de ellos utilizan teléfonos móviles para trabajar, ya que actualmente es posible acceder a casi el 50% del contenido laboral a través de un dispositivo móvil. Esto conlleva a que los datos críticos y normalmente confidenciales de los negocios residan tanto en dispositivos corporativos como en dispositivos personales.

 Las nuevas tecnologías tienen un precio

Debido a la creciente popularidad y el incremento del uso de los mensajes de texto en los negocios; las leyes, normativas y organismos regulatorios más importantes en los Estados Unidos y Europa, así como los expedientes de registros públicos, reconocen el contenido creado en dispositivos móviles de ámbito personal o laboral como expedientes de negocios válidos y autorizan la retención de comunicaciones electrónicas móviles, ya sean mensajes, llamadas o mensajes de voz.

Las industrias, desde financieras hasta del cuidado de la salud, tienen requisitos específicos en términos de seguridad sobre la retención de datos. Las especificaciones de estas normativas difieren según el tipo de industria, pero la intención sigue siendo la misma: las organizaciones deben conservar los expedientes para las posibles revisiones de las agencias reguladoras o de lo contrario podrían incurrir en multas y sanciones. La situación parece sencilla pero la realidad del día a día puede no ser así para muchos negocios.

El esfuerzo normativo tiende a existir en la mente de la mayoría de los miembros del personal de una organización. Puesto que las revisiones se realizan de manera aleatoria, pero con intervalos relativamente extensos o de forma anual, es fácil ignorar la necesidad de una solución de archivos efectiva hasta el día en el que se termine el plazo de la auditoria anunciada. Este planteamiento deja a las empresas vulnerables ante auditorias inesperadas y otras inspecciones sorpresa y puede tener consecuencias negativas. Esto no cambia, que sin importar qué tipo de auditoria se lleve a cabo o qué requisito especifico se deba retener, el formateo y el almacenamiento son la retención de datos apropiada que un negocio en una industria regulada debe abordar cada día para que el negocio sea exitoso.

Un enfoque centrado en la tecnología

Reconocer los problemas relacionados con la falta de un plan para almacenar, de manera segura, información no estructurada es primordial para ver el archivado como una preocupación a tener en cuenta. Sin embargo, el primer paso es comprender las necesidades del archivado y de las normativas necesarias. Aunque la comprensión no garantiza que un sistema de archivos sea rentable, útil o apto para las regulaciones especificas establecidas en una determinada industria, si puede ayudar.

Los negocios deben tener en cuenta sus propias necesidades y explorar nuevas soluciones de archivado para encontrar la más adecuada. En caso de que la empresa ya tenga retención de correos electrónicos, sería adecuado encontrar una solución adicional para los archivos móviles o que se pueda integrar con la configuración existente. En realidad, los negocios suelen tener un grupo de soluciones para archivos de datos y protección – pero muchos de ellos no funcionan bien en conjunto. Sin una solución coherente, el resultado es un gran conjunto de canales que contienen datos de la compañía que es primeramente almacenada en equipos costosos y en programas confusos y competitivos. Una solución potente, “todo en uno”, permitirá que la compañía elimine varios canales individuales, en vez de, crear canales conectivos que se apoyen entre sí.

Una solución de archivos no sólo almacena datos de comunicación, sino que también tiene en cuenta otras consideraciones. El almacenamiento seguro sólo llega hasta cierto punto cuando el proceso de recuperación es difícil y requiere mucho tiempo, y la inhabilidad de encontrar comunicaciones especificas es tan mala como el no retener expedientes desde el principio. Lo mismo ocurre para aprobar formatos de almacenamiento. Las empresas deben utilizar una solución que almacene datos en archivos de formatos específicos requeridos por sus agencias reguladoras.

¿Cómo se puede beneficiar una organización del archivado móvil?

Un argumento importante a favor de adoptar una solución de archivado móvil es que permite mensajear en el lugar de trabajo, sin preocupaciones, de forma que se incentiva la productividad y colaboración de los trabajadores. Así mismo, también se cumple con las regulaciones y requisitos del eDiscovery (Descubrimiento Electrónico) y se reduce el riesgo en una variedad de industrias.

Cuando el contenido móvil (SMS, MMS, llamadas, chats, mensajes de voz) es capturado, es en efecto, consultable y almacenado de forma segura hasta que el periodo de retención estipulado por la normativa relevante finalice. Con un buen sistema de archivado, el responsable del cumplimiento y los administradores de cada organización podrán acceder rápidamente a varios tipos de expedientes electrónicos en los eventos de auditorías, solicitud de cumplimiento o litigación.

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